Systém Lili Příměsto obsahuje kompletní fakturační modul, který automaticky vytváří faktury při potvrzení přihlášky dítěte na tábor. Každá faktura obsahuje QR kód pro rychlou platbu přes bankovní aplikaci, a systém sleduje stav úhrady od vydání faktury až po její úplné zaplacení.

Nastavení fakturace

Před vystavením první faktury je nezbytné správně nastavit fakturační údaje organizace. Bez těchto údajů nebudou faktury obsahovat potřebné informace a QR kód pro platbu nebude funkční.

Fakturační nastavení naleznete v sekci Nastavení aplikace → záložka Obecné. Níže je přehled všech polí, která ovlivňují podobu a chování faktur:

Automatické vytvoření faktury

Hlavní způsob, jakým v systému vznikají faktury, je automatické generování při potvrzení přihlášky dítěte na tábor. Celý proces probíhá následovně:

1. Administrátor potvrdí přihlášku
   V detailu turnusu změní stav přihlášky na Potvrzená. Více o tomto procesu najdete na stránce Přihlašování dětí.
2. Systém vytvoří novou fakturu
   Automaticky se vygeneruje faktura přiřazená k přihlášce. Faktura obsahuje jednu položku — cenu zvoleného turnusu.
3. Aplikuje se případná sleva
   Pokud byl při přihlášení použit voucher, jeho hodnota se odečte od ceny turnusu. Na faktuře se zobrazí původní cena, výše slevy a celková částka k úhradě.
4. Vypočítá se datum splatnosti
   K datu vystavení faktury se přičte počet dní splatnosti z nastavení fakturace. Výsledné datum se zobrazí na faktuře.
5. Odešle se e-mailové oznámení
   Pokud je nakonfigurován SMTP server, rodič automaticky obdrží e-mail s informací o nové faktuře a přiloženým PDF. E-mail obsahuje částku k úhradě, datum splatnosti a variabilní symbol.

Ruční vytvoření faktury

Kromě automatického generování můžete vytvořit fakturu i ručně — například pro mimořádné poplatky, doplatky nebo individuální služby, které nesouvisejí přímo s přihláškou na turnus.

1. Přejděte do sekce Fakturace
   V levém menu klikněte na Fakturace a platby.
2. Klikněte na „Nová faktura"
   V horní části stránky naleznete tlačítko pro vytvoření nové faktury.
3. Vyberte zákonného zástupce
   Zvolte rodiče, kterému bude faktura vystavena. Můžete vyhledávat podle jména nebo e-mailu.
4. Přidejte fakturační položky
   Zadejte název položky, počet kusů a jednotkovou cenu. Můžete přidat libovolný počet položek. Systém automaticky vypočítá celkovou částku.
5. Uložte fakturu
   Po uložení se faktura vytvoří ve stavu Nová a je připravena k odeslání rodičovi.

Stavy faktury

Každá faktura se může nacházet v jednom z následujících stavů, které odrážejí průběh platebního procesu:

QR kód pro platbu

Každá faktura v systému Lili Příměsto obsahuje QR kód ve formátu SPD (Short Payment Descriptor), což je český standard pro rychlé bankovní převody. Rodič jednoduše naskenuje QR kód svou bankovní aplikací a platba se předvyplní — nemusí ručně opisovat číslo účtu ani variabilní symbol.

Co QR kód obsahuje

QR kód ve formátu SPD zakódovává následující platební údaje:

• IBAN příjemce — mezinárodní číslo bankovního účtu organizace (z nastavení fakturace)
• Částka k úhradě — celková částka faktury po odečtení slev
• Měna — vždy CZK (české koruny)
• Variabilní symbol — číslo faktury sloužící k identifikaci platby

Jak rodič platí přes QR kód

1. Otevře bankovní aplikaci
   Rodič otevře mobilní aplikaci své banky (George, Smart Banka, My Air apod.) a zvolí funkci „Platba QR kódem" nebo „Skenovat QR".
2. Naskenuje QR kód z faktury
   Namíří fotoaparát na QR kód zobrazený na faktuře (PDF nebo na obrazovce). Bankovní aplikace automaticky rozpozná platební údaje.
3. Zkontroluje a odešle platbu
   V aplikaci se předvyplní příjemce, částka a variabilní symbol. Rodič platbu pouze potvrdí. Nemusí nic ručně přepisovat.

Zaevidování platby

Když rodič zaplatí fakturu, je potřeba platbu zaevidovat v systému. Evidence plateb umožňuje sledovat, které faktury jsou uhrazené a které stále čekají na platbu.

1. Otevřete detail faktury
   V sekci Fakturace a platby najděte příslušnou fakturu a klikněte na ni pro zobrazení detailu.
2. Klikněte na „Přidat platbu"
   V detailu faktury naleznete tlačítko pro přidání platby (evidence úhrady).
3. Vyplňte údaje o platbě
   Zadejte následující informace:
   • Částka — uhrazená suma v Kč. Nemusí odpovídat celkové faktuře — systém podporuje částečné platby.
   • Datum platby — skutečné datum, kdy byla platba přijata na účet.
   • Způsob platby — bankovní převod, hotovost nebo jiný způsob.
4. Uložte platbu
   Po uložení systém přepočítá stav faktury. Pokud uhrazená částka pokrývá celou fakturovanou sumu, faktura se automaticky přepne do stavu Uhrazena. Pokud je uhrazena pouze část, stav se změní na Částečně uhrazena.

Částečné platby

Systém plně podporuje částečné platby. K jedné faktuře můžete zaevidovat více plateb. Systém vždy zobrazí celkovou uhrazenou částku, zbývající dluh a historii všech přijatých plateb. Faktura se automaticky přepne do stavu Uhrazena, jakmile součet všech plateb dosáhne nebo překročí fakturovanou částku.

PDF faktura

Systém generuje profesionální PDF faktury pomocí knihovny mPDF. PDF fakturu lze stáhnout, vytisknout nebo odeslat e-mailem rodičovi.

Co PDF faktura obsahuje

• Záhlaví s logem — logo organizace (pokud je nahrané v nastavení) a kontaktní údaje.
• Údaje o dodavateli — název organizace, IČO, DIČ, adresa sídla.
• Údaje o odběrateli — jméno zákonného zástupce a jeho adresa.
• Číslo faktury — unikátní identifikátor s nastavitelným prefixem.
• Datum vystavení a splatnosti — klíčové termíny pro platbu.
• Tabulka položek — seznam fakturovaných položek s názvem, počtem, jednotkovou cenou a celkovou cenou.
• Celková částka — součet všech položek po odečtení případných slev.
• Bankovní údaje — číslo účtu, IBAN, název banky a variabilní symbol.
• QR kód pro platbu — SPD QR kód pro snadnou úhradu přes bankovní aplikaci.

Statistiky fakturace

Systém poskytuje přehledné statistiky o fakturaci a platbách. Na hlavní stránce sekce Fakturace a platby naleznete:

KPI karty

Další přehledy

• Měsíční přehled příjmů — graf zobrazující fakturované a uhrazené částky po měsících. Umožňuje sledovat vývoj cash flow v čase.
• Míra inkasa — procentuální poměr uhrazených faktur k celkově fakturovaným. Ideální hodnota je blízko 100 %.
• Rozložení způsobů platby — koláčový graf ukazující podíl jednotlivých platebních metod (bankovní převod, hotovost apod.).

Automatické upozornění na splatnost

Systém automaticky sleduje datum splatnosti všech faktur. Pokud faktura není uhrazena do data splatnosti, je označena stavem Po splatnosti. Tato změna probíhá automaticky bez zásahu administrátora.

• Administrátor vidí počet faktur po splatnosti na dashboardu.
• V seznamu faktur jsou faktury po splatnosti zvýrazněny červenou barvou.
• Systém může odesílat automatické upomínky rodičům (pokud je tato funkce aktivována v nastavení).

Odesílání faktury e-mailem

Fakturu můžete kdykoli odeslat rodičovi e-mailem přímo ze systému. To je užitečné při prvním vystavení faktury, při opětovném odeslání (pokud rodič e-mail nenašel) nebo po úpravě faktury.

1. Otevřete detail faktury
   V sekci Fakturace a platby klikněte na požadovanou fakturu.
2. Klikněte na tlačítko „Odeslat e-mailem"
   V detailu faktury najdete tlačítko pro odeslání. Systém předvyplní e-mailovou adresu zákonného zástupce.
3. Zkontrolujte a odešlete
   Můžete upravit text průvodního e-mailu. Po kliknutí na Odeslat systém vygeneruje PDF fakturu a odešle ji jako přílohu e-mailu.