Kanban je vizuální metoda řízení úkolů, která vám umožňuje přehledně organizovat práci celého týmu. Místo dlouhých seznamů nebo tabulek vidíte úkoly jako kartičky rozložené do sloupců podle jejich aktuálního stavu. Každý člen týmu okamžitě vidí, co je potřeba udělat, na čem se právě pracuje a co už je hotové. V aplikaci Lili Příměsto najdete kanban nástěnku v hlavním menu pod položkou Kanban.

Jak kanban funguje

Kanban nástěnka je rozdělena do několika sloupců, které představují jednotlivé fáze zpracování úkolu. Výchozí sloupce v aplikaci Lili Příměsto jsou:

• K udělání — sem patří všechny nové úkoly, které čekají na zahájení. Je to zásobník práce, ze kterého si členové týmu vybírají úkoly k řešení.
• Rozpracováno — úkoly, na kterých se aktuálně pracuje. Přesunutím úkolu do tohoto sloupce dáváte najevo, že jste na něm začali pracovat.
• Hotovo — dokončené úkoly. Jakmile je úkol splněn, přesuňte ho do tohoto sloupce. Slouží jako přehled odvedené práce.

Úkoly se mezi sloupci přesouvají jednoduše přetažením myší (drag & drop). Stačí kliknout na kartičku úkolu, podržet tlačítko myši a přetáhnout ji do požadovaného sloupce. Systém využívá knihovnu SortableJS, která zajišťuje plynulé a intuitivní přetahování. Na mobilních zařízeních funguje přetahování dotykem — stačí kartičku podržet prstem a přesunout ji.

Díky vizuálnímu rozložení okamžitě vidíte, kolik úkolů je v jaké fázi. Pokud se ve sloupci „Rozpracováno" hromadí příliš mnoho kartiček, je to signál, že tým má příliš mnoho rozdělaných věcí najednou a je potřeba nejprve dokončit stávající úkoly.

Vytvoření úkolu

Nový úkol vytvoříte kliknutím na tlačítko + Nový úkol v horní části kanban nástěnky. Otevře se formulář, ve kterém vyplníte následující údaje:

1. Název úkolu — stručný a výstižný popis toho, co je potřeba udělat. Název by měl být jasný na první pohled, například „Nakoupit výtvarné potřeby" nebo „Zkontrolovat pojištění vedoucích". Název se zobrazuje přímo na kartičce v kanban nástěnce.
2. Popis — podrobný popis úkolu, kde můžete uvést detaily, pokyny nebo poznámky. Popis se zobrazí po kliknutí na kartičku úkolu. Můžete sem zapsat například seznam konkrétních položek k nákupu, kontaktní údaje dodavatele nebo odkaz na související dokument.
3. Priorita — vyberte jednu ze tří úrovní priority:
   • Nízká — běžné úkoly, které mohou počkat
   • Střední — důležité úkoly, které by měly být vyřešeny v dohledné době
   • Vysoká — naléhavé úkoly vyžadující okamžitou pozornost
4. Přiřazený vedoucí — vyberte z rozbalovacího seznamu vedoucího nebo jiného pracovníka, který bude za úkol zodpovědný. Přiřazený uživatel uvidí úkol ve svém přehledu. Pokud zatím nevíte, kdo úkol splní, můžete toto pole nechat prázdné a přiřadit vedoucího později.
5. Termín splnění — nastavte datum, do kterého by měl být úkol dokončen. Termín se zobrazuje na kartičce úkolu. Po uplynutí termínu se kartička vizuálně zvýrazní, abyste na první pohled viděli zpožděné úkoly.

Po vyplnění všech údajů klikněte na tlačítko Uložit. Nový úkol se automaticky přidá do sloupce „K udělání".

Práce s úkoly

Každý úkol na kanban nástěnce je reprezentován kartičkou, se kterou můžete provádět různé akce:

• Přesunutí mezi sloupci — klikněte na kartičku, podržte a přetáhněte ji do jiného sloupce. Tím změníte stav úkolu. Například když začnete na úkolu pracovat, přesuňte ho ze sloupce „K udělání" do „Rozpracováno". Po dokončení ho přesuňte do „Hotovo".
• Zobrazení detailu — kliknutím na kartičku se otevře detail úkolu, kde vidíte popis, checklist, přiřazeného vedoucího, prioritu a termín. Z detailu můžete úkol rovnou upravovat.
• Úprava úkolu — v detailu úkolu můžete měnit jakékoliv pole: název, popis, prioritu, přiřazeného vedoucího nebo termín. Změny se uloží po kliknutí na tlačítko Uložit.
• Smazání úkolu — v detailu úkolu najdete tlačítko Smazat. Po kliknutí budete požádáni o potvrzení. Smazaný úkol nelze obnovit, proto tuto akci používejte opatrně. Pokud chcete úkol pouze archivovat, přesuňte ho do sloupce „Hotovo" místo mazání.

Checklisty

Každý úkol může obsahovat checklist — seznam dílčích kroků (podúkolů), které je potřeba splnit pro dokončení hlavního úkolu. Checklisty jsou užitečné zejména u složitějších úkolů, které se skládají z několika samostatných činností.

Checklist přidáte v detailu úkolu. Klikněte na tlačítko Přidat položku checklistu a zadejte text dílčího kroku. Můžete přidat libovolný počet položek. Každou položku zaškrtnete kliknutím na checkbox, jakmile je splněna.

Na kartičce úkolu v kanban nástěnce se zobrazuje ukazatel dokončení — například „3/5" znamená, že ze 5 položek checklistu jsou 3 splněny. Součástí je i procentuální ukazatel, který vizuálně znázorňuje, jak daleko jste s plněním úkolu. Když zaškrtnete všechny položky checklistu (100 %), úkol je připraven k přesunutí do sloupce „Hotovo".

Priority

Priority slouží k vizuálnímu odlišení úkolů podle jejich naléhavosti. Každá úroveň priority má vlastní barevné označení, které se zobrazuje přímo na kartičce v kanban nástěnce:

Při pohledu na kanban nástěnku tak okamžitě vidíte, které úkoly potřebují vaši pozornost nejdříve — červené kartičky by měly být vždy řešeny přednostně.

Přiřazení úkolu vedoucímu

Každý úkol může být přiřazen konkrétnímu vedoucímu nebo jinému pracovníkovi. Přiřazení má několik účelů:

• Jasná zodpovědnost — je okamžitě zřejmé, kdo je za splnění úkolu zodpovědný. Na kartičce se zobrazuje jméno (nebo iniciály) přiřazeného vedoucího.
• Oznámení — přiřazený vedoucí obdrží upozornění o novém úkolu. Tím je zajištěno, že se o úkolu dozví, i když zrovna neprohlíží kanban nástěnku.
• Filtrování — v přehledu úkolů můžete filtrovat podle přiřazeného vedoucího a zobrazit si tak pouze úkoly konkrétní osoby.

Vedoucího přiřadíte při vytváření úkolu nebo později úpravou existujícího úkolu. V rozbalovacím seznamu se zobrazují všichni aktivní uživatelé systému. Pokud chcete úkol přeřadit jiné osobě, jednoduše vyberte nového vedoucího a uložte změny.

Příklady využití

Kanban nástěnka se dá využít pro celou řadu úkolů spojených s organizací příměstských táborů. Zde je několik praktických příkladů: